مدير تنفيذي مساعد (للسعوديين فقط)

الهدف:

يقدم مساعد المدير التنفيذي الدعم الإداري والتشغيلي الشامل لكبير المسؤولين (قائد الوظيفة)، مما يضمن سير العمل بكفاءة والتواصل الفعّال. يتضمن هذا الدور إدارة جدول كبير المسؤولين، وترتيبات السفر، والمراسلات، والاجتماعات/الفعاليات، والمعلومات السرية، مع تقديم الدعم للمشاريع والعمل كنقطة اتصال رئيسية لكبير المسؤولين.

المسؤوليات العامة:

إدارة جدول كبير المسؤولين، وجدولة المواعيد والاجتماعات والفعاليات.
تحديد أولويات وتنسيق الجداول والالتزامات المتضاربة.
تخطيط وتنسيق جميع جوانب سفر الأعمال لكبير المسؤولين، بما في ذلك النقل والإقامة وجداول الرحلات.
ضمان أن تكون ترتيبات السفر فعّالة من حيث التكلفة.
العمل كنقطة اتصال رئيسية لكبير المسؤولين، وإدارة المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات.
صياغة وإعداد الاتصالات الكتابية، مثل رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والخطابات، نيابة عن كبير المسؤولين.
ترتيب وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات لكبير المسؤولين.
إعداد مواد الاجتماعات وجداول الأعمال وتدوين المحاضر حسب الحاجة.
الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات منظمة ومحدثة للوثائق والسجلات التنفيذية.
إجراء الأبحاث وجمع المعلومات لدعم عمليات اتخاذ القرار لكبير المسؤولين.
تتبع ومعالجة نفقات كبير المسؤولين، وضمان الامتثال لسياسات الشركة ولوائحها.
إعداد تقارير النفقات والحفاظ على سجلات دقيقة.
تقديم الدعم الإداري والتشغيلي للمشاريع أو المبادرات الخاصة التي يكلف بها كبير المسؤولين.
التنسيق مع الفرق متعددة الوظائف وأصحاب المصلحة حسب الحاجة.
التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بأقصى درجات التكتم والاحترافية.
الحفاظ على السرية التامة فيما يتعلق بشؤون واتصالات المستوى التنفيذي.
التوصية بتدخلات التدريب والتطوير لأعضاء الفريق لبناء قدراتهم.
المساهمة في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات والممارسات لزيادة الإنتاجية والكفاءة التشغيلية.
تنفيذ جميع سياسات القسم ذات الصلة وعملياته وإجراءاته وتعليماته بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة محكومة ومتسقة.
المساهمة في إعداد تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب لتلبية متطلبات القسم وسياساته ومعاييره.