المهام والواجبات الوظيفية
١- تخطيط الرحلات:
- استكشاف وجهات جديدة من خلال زيارة فنادقها ومناطقها السياحية ومطاعمها الراقية، والتقاط الصور، وجمع المعلومات، ثم إعداد عرض تقديمي لصاحب السمو الملكي.
- استئجار الطائرات والطائرات المروحية والقوارب عند الحاجة، والتفاوض على التكلفة، وإدارة جميع الخدمات اللوجستية ذات الصلة.
- التنسيق مع الأطراف المختلفة: الفنادق، الجهات الأمنية، جهات النقل، إدارة الطيران، إدارة الجوازات، إدارة الاتصالات، إدارة القوارب، والديوان الملكي لجمع جميع البيانات والعروض الأسعارية اللازمة.
- إعداد جميع المستندات المتعلقة بالرحلة: خطة الرحلة، قائمة الضيوف، جدول الطائرات، قوائم توزيع الغرف، تخطيطات الغرف، مواقيت الصلاة، ورقة الطقس، بطاقات الأمتعة، إلخ.
- إعداد الميزانية بعد الانتهاء من التفاوض على جميع العروض الأسعارية ووضعها في صيغتها النهائية، ومراجعتها مع المالية وصاحب السمو الملكي للموافقة عليها.
- المراسلة مع السفارات ومكاتب الحكومات الأجنبية الأخرى، والتقدم بطلب للحصول على تصاريح معينة، وإرسال المستندات ذات الصلة اللازمة مثل كشوفات الجوازات، ومعلومات الطائرة، وقائمة الركاب، ومعلومات السيارات.
٢- تنفيذ الرحلات:
- ضمان أن توزيع السيارات على المرافقين يتم دائمًا بشكل جيد ويتم التواصل بشأنه.
- الإشراف على عملية تسليم الأمتعة عند الوصول واستلامها عند المغادرة من خلال ضمان سير هذه العملية بسلاسة مع طاقم الفندق.
- استكشاف المطاعم والمقاهي للاختيار من بينها، والتفاوض على التكلفة، واختيار قائمة الطعام، ووضع اللمسات النهائية على ترتيب الجلوس.
- البحث عن المواقع السياحية سواء كانت متحفًا أو موقعًا أثريًا وجمع جميع الخدمات اللوجستية المتعلقة به مثل التكلفة، ومسافة القيادة، ومدة الزيارة، وساعات العمل، إلخ.
- اقتراح الأنشطة التي سيتم إدراجها في برامج الرحلات والبحث عنها والتفاوض على تكلفتها مثل التزلج، والصيد، وركوب الدراجات، والمشي لمسافات طويلة، أو أي أنشطة مائية، وضمان تجهيز جميع الخدمات اللوجستية المتعلقة بأي نشاط مسبقًا.
- مناقشة الاجتماعات المحتملة مع صاحب السمو الملكي وضمان جدولتها بشكل جيد وإبلاغ الأشخاص المعنيين بها، وإدراج كل اجتماع في برنامج الرحلة اليومي.
- مناقشة ومراجعة وكتابة ووضع اللمسات النهائية على برامج الرحلات اليومية وتوزيعها بعد الموافقة عليها من صاحب السمو الملكي.
- إبلاغ برنامج الرحلة لجميع الأطراف المعنية لمعرفة مهامهم.
- توزيع مسؤوليات المهام على كل عضو لتجنب الارتباك وتداخل العمل.
- العمل بشكل وثيق والتواصل مع بعض الأعضاء الرئيسيين (الاتصالات، المساعدون الشخصيون لصاحب السمو الملكي، أفراد طاقم الطيران) لضمان تنفيذ الخطة بشكل لا تشوبه شائبة.
- الاحتفاظ بسجل للتدفقات النقدية والمصروفات اليومية للتحكم في الميزانية.
- مراجعة كشوفات حسابات الفنادق يوميًا لأغراض التحكم في الميزانية.
- الاجتماع مع فريق القوارب لمراجعة الحسابات وإغلاقها.
٣- بين الرحلات:
- إعداد حسابات الرحلة لتحقيق الميزانية وفقًا للفواتير الفعلية، وتسوية النقدية، وتقديم جميع الحسابات إلى المالية للمراجعة والموافقة والإغلاق.
- تحقيق مستندات دفتر الرحلات (الميزانية، برامج الرحلات، الاجتماعات، جدول الطائرات، إلخ) وفقًا للواقع، وتقديمها لصاحب السمو الملكي.
- تحديث والتحقق بانتظام من صلاحية جوازات السفر وتأشيرات مرافقي صاحب السمو الملكي لتكون جاهزة لأي رحلة غير متوقعة.
- الاحتفاظ دائمًا بقاعدة بيانات جيدة للشركات في حالة الحاجة إلى استئجار طائرات أو طائرات مروحية أو قوارب.
- البحث دائمًا عن وجهات جديدة من خلال معارض السفر السياحية أو وكالات السفر أو محركات البحث الأخرى بهدف إنشاء شبكة واسعة حول اتجاهات السفر الفاخرة والبقاء على اطلاع دائم بمنتجعات جديدة تفتح في جميع أنحاء العالم.
- إعداد خطة السفر السنوية وفقًا للعطلات الرسمية المقدمة من الموارد البشرية، والاستمرار في تحديث الملف على مدار العام.
- عقد اجتماعات متكررة مع صاحب السمو الملكي لاقتراح ومناقشة أي فكرة سفر محتملة.
الحد الأدنى من درجة البكالوريوس في الإدارة (يفضل الماجستير).
الحد الأدنى سنتين من الخبرة في الفنادق أو وكالات السفر أو إدارة الفعاليات.
إتقان استخدام تطبيقات الحاسوب.
مهارات تفاوض جيدة واتخاذ القرارات.
مستوى ممتاز في اللغة الإنجليزية والعربية تحدثًا وكتابة.
القدرة على المراسلة مع الشخصيات البارزة والمسؤولين باللغتين الإنجليزية والعربية.
مهارات شخصية جيدة.
مهارات اتصال ممتازة.
موقف إيجابي ومظهر حسن.
استباقي وقادر على العمل تحت الضغط.
دقيق في التفاصيل ويسعى للكمال.
السفر والتعرض لثقافات أخرى يعتبر ميزة إضافية.
