مساعد مدير المشروع

ملخص الوظيفة: يدعم مساعد مدير المشروع تخطيط وتنسيق وتنفيذ المشاريع لضمان التسليم في الوقت المحدد وبجودة عالية. بالعمل بشكل وثيق مع مدير المشروع، يوفر هذا الدور الدعم الإداري والتشغيلي والتنسيقي عبر تخطيط المشاريع، والتواصل مع أصحاب المصلحة، وإعداد التقارير، والتوثيق، والأنشطة اليومية للمشروع. المرشح المثالي منظم للغاية، واستباقي، ويهتم بالتفاصيل، وقادر على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الوتيرة.

المسؤوليات الرئيسية:

تخطيط المشروع وتنسيقه

• المساعدة في تخطيط وتنسيق وتنفيذ أنشطة المشروع ومخرجاته.
• دعم تطوير خطط المشروع، والجداول الزمنية، والمراحل الرئيسية، ومتطلبات الموارد.
• تنسيق الأنشطة اليومية للمشروع لضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد وسير العمل بسلاسة.
• مراقبة الجداول الزمنية للمشروع، والميزانيات، والمخرجات، والتقدم العام، مع الإبلاغ عن أي انحرافات أو مخاطر أو تأخيرات لمدير المشروع.
• تنسيق اجتماعات المشروع، والجداول الزمنية، وأنشطة المتابعة عبر الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• جمع وتنظيم وتحليل بيانات المشروع لمراقبة التقدم ودعم اتخاذ القرارات المستنيرة.
• الحفاظ على خطط المشروع، والتوثيق، والميزانيات، والسجلات، وملفات المشروع محدثة ودقيقة.
• تحديد مخاطر المشروع، والمشكلات، والتبعيات، ورفعها إلى مدير المشروع مع الإجراءات الموصى بها عند الاقتضاء.

الدعم الإداري والتشغيلي

• تنسيق الأنشطة الإدارية، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال، والتعامل مع المراسلات، والحفاظ على أنظمة حفظ ملفات منظمة.
• إعداد تقارير المشروع، والمقترحات، والعروض التقديمية، وغيرها من وثائق الدعم.
• معالجة وتتبع أوامر الشراء، والفواتير، والعقود، وغيرها من الوثائق المتعلقة بالمشروع.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لنفقات المشروع، والمعاملات المالية، والوثائق الداعمة.
• تنسيق الخدمات اللوجستية للاجتماعات، ومواد العروض التقديمية، ومنصات التعاون الافتراضية، وأدوات دعم المشروع الأخرى.
• الحفاظ على التحكم في إصدارات وثائق المشروع وضمان الامتثال لمعايير التوثيق التنظيمية.

التواصل وإدارة أصحاب المصلحة

• دعم اتصالات المشروع من خلال الاجتماعات، والمكالمات الهاتفية، والمراسلات المكتوبة، ومنصات الاتصال الرقمية.
• بناء والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع الفرق الداخلية، والعملاء، والموردين، وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• حضور الاجتماعات، وإعداد محاضر اجتماعات مفصلة، ومتابعة بنود العمل لضمان الإنجاز في الوقت المحدد.
• حضور الاجتماعات الداخلية والخارجية، وورش العمل، والفعاليات الصناعية، وتمثيل فريق المشروع عند الحاجة.
• إعداد وتنسيق مقترحات العملاء والموردين، وعروض الأسعار، والوثائق ذات الصلة مع دعم المفاوضات وأنشطة المتابعة.

المراقبة وإعداد التقارير

• مراقبة أداء المشروع مقابل الجداول الزمنية، والميزانيات، والمخرجات، وإعداد تقارير الحالة المنتظمة وتحديثات الأداء.
• تحليل بيانات المشروع لتحديد الاتجاهات، والمخاطر، والفرص، ومجالات التحسين.
• إعداد وثائق وتقارير المشروع قبل وأثناء وبعد تنفيذ المشروع.
• الحفاظ على سجلات دقيقة للمشروع وضمان إعداد التقارير في الوقت المناسب لمدير المشروع وأصحاب المصلحة المعنيين.

تحسين العمليات

• تحديد الفرص لتحسين عمليات إدارة المشاريع، وسير العمل، والكفاءة التشغيلية.
• التوصية بتحسينات على توثيق المشروع، وطرق إعداد التقارير، وقواعد البيانات، والإجراءات الإدارية.
• دعم تنفيذ تحسينات العمليات وأفضل الممارسات عبر المشاريع.

الدعم متعدد الوظائف

• التعاون مع الفرق متعددة الوظائف لضمان تسليم المشروع بنجاح وتحقيق الأهداف التنظيمية.

• تقديم الدعم لأعضاء الفريق والمساعدة في المهام الإضافية المتعلقة بالمشروع حسب التكليف.

• التكيف مع الأولويات المتغيرة، ومتطلبات المشروع، والمواعيد النهائية مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الجودة.

• إظهار المرونة لاستيعاب العمل بعد ساعات العمل العرضي، أو عطلات نهاية الأسبوع، أو متطلبات السفر بناءً على احتياجات العمل.

• درجة البكالوريوس في إدارة المشاريع، أو إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو الهندسة، أو مجال ذي صلة.

• خبرة من 1 إلى 3 سنوات في تنسيق المشاريع، أو إدارة المشاريع، أو العمليات، أو دور مماثل.

• شهادة في إدارة المشاريع تعتبر ميزة إضافية.

• خبرة في تنسيق مشاريع متعددة في وقت واحد في بيئة سريعة الوتيرة مفضلة.

• خبرة في إعداد الميزانيات، وإعداد التقارير، أو عمليات الشراء، أو إدارة العقود تعتبر ميزة إضافية.