ملخص الوظيفة: نبحث عن أخصائي إدخال بيانات إداري يتمتع بمهارات تنظيمية عالية واهتمام بالتفاصيل وموثوقية للانضمام إلى فريقنا. سيكون أخصائي إدخال البيانات مسؤولاً عن إدخال المعلومات وتحديثها والتحقق منها والحفاظ عليها بدقة عبر قواعد بيانات الشركة وجداول البيانات والأنظمة الرقمية الأخرى. يمتلك المرشح المثالي اهتماماً ممتازاً بالتفاصيل ومهارات قوية في الكتابة على لوحة المفاتيح واستخدام الكمبيوتر، والقدرة على العمل بكفاءة مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة. يتطلب هذا المنصب فرداً قادراً على إدارة كميات كبيرة من المعلومات، وتحديد التناقضات أو الأخطاء، والحفاظ على السرية، وإكمال المهام الموكلة ضمن المواعيد النهائية المحددة. سيعمل أخصائي إدخال البيانات عن كثب مع الأقسام الإدارية والعملياتية والمالية وخدمة العملاء والأقسام الأخرى لضمان أن سجلات الشركة دقيقة وكاملة ومنظمة وسهلة الوصول.
المسؤوليات الرئيسية
إدخال البيانات وإدارة السجلات
- إدخال البيانات بدقة وكفاءة في قواعد بيانات الشركة وجداول البيانات وتطبيقات البرامج والأنظمة الداخلية.
- تحديث السجلات الموجودة بمعلومات جديدة أو معدلة حسب الحاجة.
- نقل المعلومات من المستندات الورقية والملفات الإلكترونية ورسائل البريد الإلكتروني والنماذج والتقارير والمصادر الأخرى إلى الأنظمة المخصصة.
- مراجعة البيانات والتحقق منها قبل الإدخال وبعده لضمان الدقة والاكتمال.
- الحفاظ على سجلات إلكترونية وورقية منظمة ومحدثة.
- معالجة كميات كبيرة من المعلومات مع تلبية معايير الإنتاجية والدقة المحددة.
- إجراء تنظيف دوري للبيانات لإزالة المعلومات المكررة أو القديمة أو غير المكتملة أو غير الصحيحة.
- تصنيف المعلومات وفرزها وتنظيمها وفقاً لإجراءات الشركة المعمول بها.
التحقق من البيانات ومراقبة الجودة
- مقارنة المعلومات المدخلة مع المستندات المصدرية الأصلية لتحديد التناقضات.
- تحديد المعلومات المفقودة أو غير المتسقة أو غير الدقيقة واتخاذ الخطوات المناسبة لتصحيحها.
- إجراء فحوصات جودة روتينية للحفاظ على دقة وسلامة سجلات الشركة.
- التواصل مع أعضاء الفريق أو الأقسام المعنية لتوضيح المعلومات المشكوك فيها أو غير المكتملة.
- الإبلاغ عن مشكلات جودة البيانات المتكررة إلى المشرفين والتوصية بالتحسينات عند الاقتضاء.
- اتباع معايير إدخال البيانات ومتطلبات التنسيق المعمول بها للحفاظ على الاتساق عبر الأنظمة.
إدارة قواعد البيانات وجداول البيانات
- إنشاء وتحديث وصيانة جداول البيانات وقواعد البيانات والسجلات الرقمية ومستندات التتبع.
- تنظيم المعلومات باستخدام الفئات والتسميات وعوامل التصفية وهياكل الملفات المناسبة.
- المساعدة في استيراد وتصدير ونقل المعلومات بين الأنظمة المعتمدة عند الحاجة.
- إنشاء تقارير وملخصات أساسية من قواعد البيانات أو جداول البيانات.
- الحفاظ على سجلات دقيقة للعمل المكتمل والبنود المعلقة والتصحيحات.
- دعم مراجعات قواعد البيانات الدورية وعمليات التدقيق وأنشطة تسوية السجلات.
الدعم الإداري
- المساعدة في المسح الضوئي والأرشفة والنسخ وإعداد المستندات والمهام الإدارية الأخرى حسب الحاجة.
- استرجاع السجلات والمعلومات التي يطلبها الموظفون أو الأقسام المصرح لهم.
- المساعدة في معالجة النماذج والطلبات والفواتير وسجلات العملاء ومعلومات المخزون أو مستندات الأعمال الأخرى حسب احتياجات القسم.
- الاستجابة للطلبات الداخلية للبيانات والمستندات بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.
- التعاون مع أعضاء الفريق لإكمال مشاريع البيانات ذات الحجم الكبير أو الحساسة زمنياً.
السرية وأمن البيانات
- التعامل مع المعلومات السرية والمملوكة والمالية ومعلومات الموظفين والعملاء ومعلومات الأعمال بتقدير.
- اتباع سياسات المؤسسة فيما يتعلق بخصوصية البيانات وأمن المعلومات والاحتفاظ بالمستندات والسرية.
- ضمان الوصول إلى المعلومات الحساسة ومشاركتها فقط مع الأفراد المصرح لهم.
- الحفاظ على كلمات مرور آمنة واتباع الإجراءات المعمول بها للوصول إلى أنظمة الشركة.
- الإبلاغ الفوري عن حالات اختراق البيانات المشتبه بها أو الوصول غير المصرح به أو المخاوف الأمنية إلى المشرف المناسب.
المؤهلات المطلوبة
- مطلوب شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يُفضل درجة الزمالة أو تدريب إداري إضافي.
- يُفضل خبرة سابقة في إدخال البيانات أو الدعم الإداري أو إدارة السجلات أو الإدارة المكتبية أو منصب ذي صلة.
- مهارات قوية في الكتابة على لوحة المفاتيح مع درجة عالية من الدقة.
- إجادة تطبيقات Microsoft Office، وخاصة Microsoft Excel وMicrosoft Word.
- الإلمام بـ Google Workspace، بما في ذلك Google Sheets وGoogle Docs، مفيد.
- القدرة على تعلم قواعد البيانات وتطبيقات البرامج والأنظمة الداخلية الجديدة بسرعة.
- اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على تحديد الأخطاء أو التناقضات.
- مهارات جيدة في التنظيم وإدارة الوقت.
- القدرة على إدارة المهام المتكررة مع الحفاظ على الدقة والتركيز.
- مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي.
- القدرة على العمل بشكل مستقل بأقل قدر من الإشراف وكذلك بشكل تعاوني ضمن فريق.
- القدرة على ترتيب الأولويات وتلبية المواعيد النهائية في بيئة سريعة الخطى.
المهارات المفضلة
خبرة سابقة في العمل مع بيانات العملاء أو البيانات المالية أو بيانات المخزون أو الرعاية الصحية أو البيانات الإدارية أو التشغيلية.
مهارات متوسطة في جداول البيانات، بما في ذلك الفرز والتصفية والتنسيق والصيغ الأساسية.
خبرة في العمل مع أنظمة CRM أو ERP أو إدارة المستندات أو قواعد البيانات.
مهارات عددية وتحليلية قوية.
الإلمام بإجراءات التحقق من البيانات ومراقبة الجودة.
خبرة في التعامل مع المعلومات السرية أو الحساسة.
القدرة على التعرف على الأنماط والتناقضات والأخطاء المحتملة في مجموعات البيانات الكبيرة.
مطلوب شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يُفضل درجة الزمالة أو تدريب إداري إضافي.
يُفضل خبرة سابقة في إدخال البيانات أو الدعم الإداري أو إدارة السجلات أو الإدارة المكتبية أو منصب ذي صلة.
مهارات قوية في الكتابة على لوحة المفاتيح مع درجة عالية من الدقة.
إجادة تطبيقات Microsoft Office، وخاصة Microsoft Excel وMicrosoft Word.
الإلمام بـ Google Workspace، بما في ذلك Google Sheets وGoogle Docs، مفيد.
القدرة على تعلم قواعد البيانات وتطبيقات البرامج والأنظمة الداخلية الجديدة بسرعة.
اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على تحديد الأخطاء أو التناقضات.
مهارات جيدة في التنظيم وإدارة الوقت.
القدرة على إدارة المهام المتكررة مع الحفاظ على الدقة والتركيز.
مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي.
القدرة على العمل بشكل مستقل بأقل قدر من الإشراف وكذلك بشكل تعاوني ضمن فريق.
القدرة على ترتيب الأولويات وتلبية المواعيد النهائية في بيئة سريعة الخطى.
خبرة سابقة في العمل مع بيانات العملاء أو البيانات المالية أو بيانات المخزون أو الرعاية الصحية أو البيانات الإدارية أو التشغيلية.
مهارات متوسطة في جداول البيانات، بما في ذلك الفرز والتصفية والتنسيق والصيغ الأساسية.
خبرة في العمل مع أنظمة CRM أو ERP أو إدارة المستندات أو قواعد البيانات.
مهارات عددية وتحليلية قوية.
الإلمام بإجراءات التحقق من البيانات ومراقبة الجودة.
خبرة في التعامل مع المعلومات السرية أو الحساسة.
القدرة على التعرف على الأنماط والتناقضات والأخطاء المحتملة في مجموعات البيانات الكبيرة.
