مدير الوثائق

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة وصيانة جميع مستندات مشاريع البناء، بما في ذلك المخططات الهندسية، والمخططات التنفيذية (Shop Drawings)، والمستندات الفنية، وطلبات تقديم المواد، وطلبات المعلومات (RFIs)، وتقارير أعمال عدم المطابقة (WIRs)، وبيانات طرق التنفيذ (Method Statements).
• إنشاء وصيانة نظام فعال للتحكم في المستندات لمشاريع البناء.
• استلام وتسجيل وتوزيع وتتبع وأرشفة مستندات المشروع الواردة والصادرة.
• الحفاظ على سجلات المستندات، وخطابات الإرسال، وسجلات المخططات، وسجلات المراسلات، وسجلات التقديمات الفنية.
• ضمان ترقيم جميع مستندات المشروع ورفعها وتحديثها وتخزينها بشكل صحيح وفقًا لإجراءات الشركة.
• التحكم في إصدار ومراجعة وتوزيع المخططات الإنشائية والوثائق الفنية.
• التنسيق مع مديري المشاريع، ومهندسي المواقع، ومهندسي ضبط الجودة/ضمان الجودة (QA/QC)، والاستشاريين، والمقاولين من الباطن، والموردين، والعملاء فيما يتعلق بتقديم المستندات والموافقات عليها.
• مراقبة حالة الموافقات على المستندات ومتابعة المستندات المعلقة لدعم الجداول الزمنية للمشاريع.
• إعداد خطابات إرسال المستندات والحفاظ على سجلات دقيقة لجميع مراسلات المشروع.
• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والورقية مع ضمان أمن وسرية المستندات.
• دعم فرق الموقع من خلال ضمان حصولهم على أحدث المخططات المعتمدة ومستندات المشروع.
• المساعدة في إعداد تقارير المشروع، ومستندات التسليم، وأدلة التشغيل والصيانة (O&M)، ومستندات إغلاق المشروع.
• ضمان الامتثال لإجراءات الشركة للتحكم في المستندات، ومعايير الجودة، ومتطلبات الأيزو (ISO).
• إجراء عمليات تدقيق دورية للتحقق من دقة المستندات واكتمالها والتحكم في الإصدارات.

المؤهلات والمهارات

• درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال، أو الهندسة، أو إدارة المعلومات، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 إلى 8 سنوات كمراقب مستندات في مشاريع البناء.
• خبرة مثبتة في العمل على مشاريع تشييد المباني، أو البنية التحتية، أو الأعمال الميكانيكية والكهربائية والسباكة (MEP)، أو الهندسة المدنية، أو مشاريع البناء الصناعية.
• الخبرة السابقة في المملكة العربية السعودية أو دول الخليج العربي تعتبر ميزة قوية.
• معرفة قوية بوثائق البناء، والمخططات الهندسية، وإجراءات التحكم في المستندات، وعمليات إدارة المشاريع.
• خبرة في التعامل مع المخططات التنفيذية، وتقديمات المواد، وطلبات المعلومات (RFIs)، وبيانات طرق التنفيذ، وتقارير أعمال عدم المطابقة (WIRs)، وتقارير مراجعة المواد (MIRs)، وتقارير التفتيش، ووثائق ضمان الجودة/ضبط الجودة (QA/QC)، ومراسلات المشروع.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، أوتلوك).
• الخبرة في استخدام أنظمة إدارة المستندات مثل Aconex أو Procore أو EDMS أو SharePoint أو منصات مماثلة تعتبر ميزة إضافية.
• مهارات ممتازة في التنظيم والتواصل والتنسيق.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل مع قدرات قوية في إدارة المستندات وحفظ السجلات.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة مشاريع بناء متعددة في وقت واحد.
• المعرفة بمعايير البناء السعودية ومتطلبات التوثيق تعتبر ميزة إضافية.
• رخصة قيادة سعودية سارية المفعول تعتبر ميزة مفضلة.

الخبرة المفضلة

• خبرة في العمل لدى مقاولي البناء، أو الشركات الهندسية، أو شركات إدارة المشاريع.
• الإلمام بوثائق الجهات السعودية وإجراءات الموافقات.
• خبرة في دعم مواقع البناء النائية ومواقع المشاريع المتعددة.
• المعرفة بإجراءات التحكم في المستندات وفق معيار ISO 9001.
• خبرة في إعداد ملفات تسليم المشاريع، وأدلة التشغيل والصيانة (O&M)، ومستندات الإغلاق.
• الإلمام بوثائق ضمان الجودة/ضبط الجودة (QA/QC)، وسجلات الصحة والسلامة والبيئة (HSE)، وتقارير مشاريع البناء.