ضابط دعم إداري

ضمان التنفيذ السلس للإجراءات المتعلقة بالحكومة والتنسيق الفعّال للأمور التشغيلية واللوجستية للشركة وشركاتها الشقيقة في جميع مناطق المملكة العربية السعودية. تشمل الوظيفة العمل الميداني، ومتابعة المستندات، والتفاعل المباشر مع الوزارات ومقدمي الخدمات. كما يتم تقديم الدعم الإداري عند الحاجة.

الشؤون الحكومية

• تمثيل الشركة أمام الوزارات والبلديات وجميع الوكالات الحكومية.
• معالجة ومتابعة الإقامات (الإقامات)، والتأشيرات، والخروج / إعادة الدخول، وتصاريح العمل، ونقل الكفالة، وتسجيلات التأمينات الاجتماعية (GOSI).
• إدارة المنصات الحكومية مثل مقيم، وقوى، ومدد، وبلدي، والتأمينات الاجتماعية، والغرفة التجارية.
• تقديم ومتابعة الوثائق والخطابات المتعلقة بالشركة والموظفين والمطلوبة من الجهات الحكومية.
• تجديد السجلات التجارية، وشهادات السعودة، والتراخيص، وغيرها من الوثائق المتعلقة بالامتثال في جميع المدن.
• التعامل مع المراسلات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية حسب المتطلبات للعلاقات العامة.

الدعم اللوجستي والتشغيلي

• تنسيق النقل، وجدولة التسليم، والفنيين والسائقين المرتبطين بذلك لاحتياجات المشروع والمكتب.
• تقديم الدعم لمدير تطوير الأعمال وقسم المبيعات من خلال المساهمة بشكل غير مباشر في المبيعات، بما في ذلك فتح أبواب جديدة وزيارة العملاء المقترحين حسب توجيهات مدير تطوير الأعمال من وقت لآخر.
• المتابعة مع الموردين، ووكلاء الجمارك، وشركاء الخدمات اللوجستية لحركة المواد في الوقت المحدد.
• المساعدة في التوثيق ومعالجة إخلاء الطرف للاستيراد / التصدير.
• دعم المكاتب والمستودعات الإقليمية بالمتطلبات التشغيلية واللوجستية.
• تقديم المساعدة في إعداد المرافق، وتنسيق الصيانة، وزيارات الموردين.

المساعدة الإدارية

• دعم إعداد وتقديم عقود الموظفين، وخطابات العرض، ومستندات التجديد.
• التعامل مع مستلزمات المكتب، والمشتريات الصغيرة، وتنسيق مقدمي الخدمات.
• المساعدة في المهام الإدارية الأساسية للموارد البشرية واستكمال النماذج الداخلية.

المهام العامة

• إجراء الزيارات الميدانية ومرافقة الموظفين إلى المكاتب الحكومية أو المواعيد عند الحاجة.
• الحفاظ على سجلات محدثة وأوراق متابعة لمهام العلاقات العامة والعمليات.
• تقديم تقارير تقدم منتظمة للإدارة.
• أداء المهام الأخرى التي يكلف بها المشرف.

التنسيق مع الشركات الشقيقة

المهارات
• التفكير النقدي وحل المشكلات:
• مهارات الاتصال
• إتقان قوي للغة العربية (مستوى اللغة الأم) والإنجليزية (متوسط إلى متقدم) شفهياً وكتابياً.
• مهارات تنسيق ومتابعة وحل مشكلات فعالة.
• عالي التنظيم ومرتاح للعمل الميداني والسفر داخل المملكة العربية السعودية.
• جدير بالثقة، استباقي، ويهتم بالتفاصيل.
• يجيد استخدام الحاسوب.