مدير ضوابط المستندات

"تبحث بارسونز عن مدير ضبط الوثائق موهوب للغاية للانضمام إلى فريقنا!

ما ستقوم به:

• تقديم التوجيه الفني للموظفين الأدنى مستوى المعينين في قسم ضبط الوثائق.

• تحديد الأولويات وتوزيع ومتابعة عبء العمل لضمان تلبية مخرجات المشروع للجدول الزمني.

• وضع معايير وأهداف عمل واضحة/موجزة للموظفين.

• تقديم التدريب والتطوير، ومراجعة العمل المنجز، وإكمال تقييمات الأداء، وإجراء مشاورات الموظفين، واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة.

• حل مشكلات واستفسارات مكتب المساعدة غير الروتينية المتعلقة بضبط الوثائق (مثل حل مشكلات الوصول).

• تقديم خدمات الطلب عند الحاجة إلى مدير المشروع ومديري أوامر التسليم وقادة المجموعات الوظيفية والموظفين. بعض الأمثلة: (1) تقديم تقارير توقعات القوى العاملة لمديري أوامر التسليم حول متطلبات دعم ضبط الوثائق المتوقعة؛ (2) إنشاء/تنسيق مكتبات إلكترونية مخصصة في SharePoint للتعاون وإدارة الوثائق.

• تحديد وتنسيق موارد ضبط الوثائق لدعم أعضاء فريق البرنامج، والعمل كحلقة وصل مع نظراء العميل.

• إدارة وصيانة حركة البريد الإلكتروني والوثائق الإلكترونية وسجلات الوثائق الواردة ومكتبة المشروع وقوائم التوزيع ومجموعات الأذونات والأمان. تقديم الدعم الاحتياطي لموظفي ضبط الوثائق لمعالجة حركة البريد الإلكتروني الواردة اليومية. صيانة مكتبات SharePoint وموقع ضبط الوثائق على الويب. يشمل ذلك الإفراغ والأرشفة اليومية لبريد العمليات وحركة مكتب المساعدة من صناديق البريد.

• إجراء فحوصات الجودة عن طريق أخذ عينات من الحركة الواردة المعالجة واستفسارات مكتب المساعدة للتأكد من الدقة والالتزام بالإجراءات، إلخ.

• تقديم إحاطة تعريفية بضبط الوثائق ومواد للموظفين الجدد.

• تقديم التدريب والتوجيه لموظفي ضبط الوثائق وأعضاء فريق البرنامج حول استخدام أدوات وموارد البرمجيات. عقد جلسات تدريبية غير رسمية في وقت الغداء حول استخدام نماذج وقوالب البرنامج.

• عقد اجتماعات مراجعة خطة الأهداف مع الموظفين.

• وضع مسؤوليات ضبط الوثائق لبدء أمر التسليم وإغلاقه وإغلاق العقد الرئيسي.

• أداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.

• درجة البكالوريوس في أي مجال.

• خبرة عمل ذات صلة لا تقل عن 20 عامًا مع 10+ سنوات على الأقل كمدير ضبط الوثائق (أو مزيج مكافئ من التعليم الرسمي والخبرة العملية).

• خبرة مثبتة في استخدام برمجيات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)."