مساعد مدير التخليص الجمركي

"الدور مسؤول عن إدارة التخليص الجمركي من البداية إلى النهاية، وتنسيق الشحنات، والتحكم في المستندات، وإدارة المخلصين الجمركيين، ومتابعة الجهات الرسمية، والتنسيق مع المستودعات، وإعداد التقارير التشغيلية لضمان سلاسة عمليات الاستيراد والتصدير، واستلام البضائع في الوقت المحدد، والامتثال للمتطلبات التنظيمية، والتحسين المستمر للمهلة الزمنية للشحنات والأداء التشغيلي.

المسؤوليات الرئيسية

1. إدارة الشحنات والعمليات اليومية

• مراقبة واستخراج الشحنات الجديدة من المنصات الداخلية مثل DBS و M&M وتحديثات البريد الإلكتروني للشحنات العابرة بشكل يومي.
• توزيع الشحنات بين مخلصي التخليص بناءً على فئة الشحنة، واحتياجات العمل، والوجهة، ودرجة الاستعجال.
• تحديد فئات الشحنات ومشاركة تفاصيل الشحنة المطلوبة مع وكلاء التخليص المعنيين.
• تنسيق تسليم الشحنات الجديدة للمخلصين وضمان استلام المستندات المطلوبة واتخاذ الإجراءات اللازمة في الوقت المحدد.
• إدارة طلبات الوجهات الافتراضية بالتنسيق مع فريق DSP وإبلاغ وكلاء التخليص بتفاصيل الوجهة للحاويات.
• إرسال إشعارات ما قبل الوصول لفرق المستودعات في جميع مراكز التوزيع لضمان الجاهزية لاستلام الشحنات الواردة.
• متابعة حالة وصول الشحنات مع فرق المستودعات والمخلصين لضمان استلام الشحنات ووصولها وتسجيلها في النظام بشكل صحيح.
• فحص ومشاركة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشحنات الجوية والبحرية، بما في ذلك مستندات الشحن المطلوبة مثل قوائم التعبئة وسندات الشحن البحرية عند الحاجة.
• إجراء فحوصات يومية عبر تقارير فسح للتأكد من حالة تخليص الشحنات وجاهزيتها للبيع.
• متابعة فرق المستودعات بشأن الشحنات ذات الحالة المحجوبة (Q-block) ومراجعة التقارير ذات الصلة مثل تقرير إقبال.

2. التنسيق مع الهيئة العامة للغذاء والدواء والجودة والامتثال

• التحقق من حالة الشحنات لدى الهيئة العامة للغذاء والدواء لتحديد ما إذا كانت الأصناف مُفرج عنها أو قيد المراجعة أو تتطلب إجراءات إضافية.
• ضمان استلام فرق المستودعات للأصناف ذات الحالة المحجوبة (Q-block) عندما يكون الإفراج من الهيئة العامة للغذاء والدواء لا يزال معلقًا.
• التنسيق مع مفتشي الهيئة العامة للغذاء والدواء وتزويدهم بمواقع المستودعات لأخذ العينات عند الحاجة.
• متابعة مدفوعات الاختبارات المعملية من خلال ضمان قيام المخلصين بمشاركة إثبات الدفع للاختبارات المعملية المطلوبة.
• إدارة مشكلات الجودة المتعلقة بالشحنات مثل الحاويات الصدئة أو التالفة بالتنسيق مع خطوط الشحن وفرق الجودة ونظام إدارة الجودة (IMS) والمخلصين.
• التواصل مباشرة مع الجهات المعنية لحل مشكلات التخليص والمتطلبات التنظيمية ومسائل الامتثال.
• التحقق المتبادل مع فرق نظام إدارة الجودة (IMS) والمستودعات بشأن مشكلات الاستلام المتعلقة بالجودة، بما في ذلك اختلافات الدفعات والأصناف المفقودة والكميات الزائدة.
• دعم شحنات SALAM ضمن نطاق التخليص المحدد.

3. التوثيق والتتبع وإعداد التقارير

• تحديث ملفات تتبع الشحنات البحرية وجداول أوامر الشراء بتفاصيل الشحنات الجديدة.
• الحفاظ على جدول تتبع الهيئة العامة للغذاء والدواء اليومي وتحديثه بالشحنات الجديدة وتحديثات الحالة.
• مراجعة جداول عمليات DOR اليومية لكل مخلص لتتبع تقدم الشحنات والإجراءات المعلقة.
• تحديث جداول تتبع الحاويات بناءً على الشحنات المُخلصة والحالة التشغيلية الفعلية.
• الحفاظ على جداول تتبع الوجهات الافتراضية بناءً على ملاحظات فريق DSP.
• تحديث ملفات تتبع النقل المشتركة مع المخلصين ومتابعة إجراءات المخلصين.
• تحديث تقرير خطة التسليم بالشحنات الجديدة وتحديث جدول خطة التسليم اليومي.
• إجراء فحوصات يومية على تقارير الحاويات داخل الساحات للحفاظ على سجلات نظيفة ودعم أهداف الوصول إلى صفر حاويات داخل الساحات.
• إعداد وتحديث تقارير الشحنات الحرجة لفريق DSP.
• إرسال فواتير الشحن إلى المخلصين ودعم استكمال المستندات.
• إعداد شرائح COR والتقارير التشغيلية للمراجعة الداخلية.

4. التواصل والتنسيق مع أصحاب المصلحة

• متابعة فرق نظام إدارة الجودة (IMS) بشأن المستندات المفقودة المطلوبة للتخليص الجمركي.
• ضمان حصول المخلصين على المستندات المطلوبة مسبقًا لإتمام الطلبات الافتراضية وأنشطة التخليص في الوقت المحدد.
• التنسيق مع فرق الضرائب والخدمات المشتركة (RSA) والمالية والمستودعات ونظام إدارة الجودة (IMS) وفريق DSP والجودة والمخلصين لحل المعوقات التشغيلية.
• التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين للإشراف على مهام التخليص اليومية وضمان التنفيذ السلس.
• الحفاظ على تواصل منتظم مع وكلاء التخليص لمراقبة حالة الشحنات والمستندات المعلقة وخطط التسليم والأداء التشغيلي.

5. إدارة المخلصين والأداء

• مراقبة أداء التسليم والتشغيل لوكلاء التخليص بشكل يومي.
• قيادة اجتماعات DOR اليومية مع وكلاء التخليص لمراجعة حالة الشحنات والإجراءات المعلقة والمشكلات التشغيلية.
• المشاركة في مكالمات OPC لمراجعة المستندات المفقودة ومؤشرات أداء الشحنات وأداء التخليص.
• إجراء اجتماعات شهرية لمراجعة أداء المخلصين وجهًا لوجه.
• تتبع ومراجعة مؤشرات الأداء للمهل الزمنية وغرامات التأخير والاحتجاز والتأخيرات المتعلقة بالتخليص.
• دعم مبادرات تحسين الأداء مع المخلصين لتقليل المهلة الزمنية للتخليص وتجنب التكاليف غير الضرورية.

6. التنسيق للتصدير وبين مراكز العمليات (OPC)

• تنسيق شحنات التصدير من المستودعات السعودية إلى مراكز العمليات الأخرى.
• متابعة مستندات التصدير وجاهزية الشحنات ومتطلبات دعم المخلصين.
• دعم تنسيق الشحنات بين الأسواق من خلال ضمان توافق المستندات ومتطلبات التخليص والجداول الزمنية.

7. التنسيق المالي ومتابعة المدفوعات

• التنسيق مع فريق المالية لإغلاق أوامر الشراء المفتوحة وحل البنود المعلقة في GR/IR.

• إصدار تذاكر الدفع واتباع مسار عمل الدفع المطلوب، بما في ذلك الاعتماد والمسح الضوئي والرفع على نظام NBS وتحديث SharePoint وتحديث جداول التتبع ومتابعة البريد الإلكتروني ومراقبة الإغلاق.

• متابعة المدفوعات المتعلقة بالمخلصين وفواتير الشحن ومدفوعات الاختبارات المعملية والمتطلبات المالية الأخرى المتعلقة بالتخليص.

• خبرة لا تقل عن سنتين في التخليص الجمركي أو سلسلة التوريد

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة

• مهارات تواصل ممتازة

• إجادة ممتازة لبرنامج Excel

• خبرة سابقة في نظام SAP مفضلة

• مهارات قوية في إدارة أصحاب المصلحة"