موظف الشؤون الإدارية

المسمى الوظيفي

موظف الشؤون الإدارية

الهدف الوظيفي

تنفيذ ومتابعة المهام الإدارية والسكرتارية للشركة، وتنظيم العقود والمراسلات والتقارير والمستندات، ومتابعة الحسابات والمدفوعات لضمان إنجاز المهام بدقة وفي الوقت المناسب.

المسؤوليات

أداء المهام السكرتارية وتنظيم المواعيد والاجتماعات والمراسلات.

إعداد وتنسيق الخطابات الرسمية والمذكرات والتقارير، ومتابعة اعتمادها وتوقيعها.

إعداد ومتابعة العقود والاتفاقيات وتنظيمها وحفظها وأرشفتها.

تنظيم وحفظ الملفات والمستندات والأوراق الرسمية للشركة إلكترونيًا وورقيًا.

متابعة الطلبات والمعاملات الإدارية المتعلقة بالشركة والتنسيق مع الإدارات والأقسام المعنية.

مراقبة حسابات الشركة والمدفوعات والفواتير والمصروفات والتحويلات المالية وفق الصلاحيات المعتمدة.

متابعة سداد فواتير الموردين والخدمات والمدفوعات الحكومية وتوثيق عمليات السداد.

إعداد ومراقبة كشوفات الحسابات والجداول المالية والإدارية وضمان تحديث البيانات بشكل مستمر.

إعداد الجداول والتقارير وقواعد البيانات باستخدام برنامج Excel.

إعداد وتنسيق العقود والخطابات والتقارير والقوالب باستخدام برنامج Word.

متابعة المعاملات المتعلقة بالأوراق المالية والمستندات العقارية والمنصات الحكومية حسب الحاجة.

تقديم الدعم الإداري للإدارة والإدارات وتوفير المستندات والخطابات والبيانات المطلوبة.

متابعة المراسلات والبريد والطلبات الداخلية والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد.

المحافظة على سرية بيانات الشركة وعقودها وحساباتها ومستنداتها.

المؤهلات والخبرات

درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة، ويفضل في إدارة الأعمال أو الإدارة أو المحاسبة أو تخصص ذي صلة.

خبرة سابقة في الشؤون الإدارية والأعمال السكرتارية.

خبرة في إعداد العقود والخطابات والتقارير.

معرفة جيدة بالحسابات والفواتير والمدفوعات.

إتقان ممتاز لبرنامجي Microsoft Excel وMicrosoft Word.

القدرة على إعداد الجداول والتقارير وتنظيم البيانات.

مهارات عالية في التنظيم والمتابعة وإدارة الوقت.

الدقة والسرعة وتحمل المسؤولية.

مهارات جيدة في التواصل والتنسيق.