نطاق الوظيفة:
بصفتك أخصائيًا ماليًا متخصصًا في الحسابات الدائنة في الفندق، ستكون مسؤولًا عن الإشراف على المعالجة الدقيقة وفي الوقت المناسب لمعاملات الحسابات الدائنة، ومدفوعات الموردين، واسترداد النفقات. يتضمن دورك إدارة علاقات الموردين، وتسوية الحسابات، وضمان الامتثال للسياسات والإجراءات المالية.
المسؤوليات والواجبات الرئيسية:
- معالجة الفواتير والمدفوعات:
- استلام ومراجعة ومعالجة فواتير الموردين وتقارير النفقات وطلبات الدفع في الوقت المناسب.
- التحقق من دقة الفواتير وترميزها واعتمادها قبل بدء المدفوعات عبر أنظمة الدفع المخصصة.
- إدارة الموردين:
- الحفاظ على سجلات الموردين ومعلومات الاتصال وشروط الدفع لضمان مدفوعات دقيقة وفي الوقت المناسب للموردين.
- التواصل مع الموردين بشأن تناقضات الفواتير واستفسارات الدفع وحل مشكلات الدفع.
- استرداد النفقات:
- معالجة تقارير نفقات الموظفين والتحقق من الإيصالات وضمان الامتثال لسياسات نفقات الشركة وإجراءات الاسترداد.
- تسوية تقارير النفقات مع المستندات الداعمة وبدء عمليات الاسترداد وفقًا للجداول الزمنية المحددة.
- تسوية الحسابات:
- تسوية معاملات الحسابات الدائنة وكشوفات الموردين وتقارير التقادم لضمان دقة واكتمال سجلات الدائنين.
- التحقيق في التناقضات والأرصدة المستحقة وتأخيرات الدفع وحلها بالتنسيق مع الموردين وأصحاب المصلحة الداخليين.
- الامتثال والضوابط:
- ضمان الامتثال للسياسات والإجراءات المالية والضوابط الداخلية في معالجة الحسابات الدائنة وأنشطة الصرف.
- تنفيذ الفصل بين المهام وسير عمل الاعتماد ومسارات التدقيق للحفاظ على النزاهة المالية ومنع مخاطر الاحتيال.
- التقارير والتحليلات:
- إنشاء تقارير الحسابات الدائنة وتحليلات التقادم وتوقعات التدفق النقدي لتتبع حالة الدائنين والتنبؤ بالتزامات الدفع.
- تقديم رؤى وتحليلات التباين والتوصيات للإدارة بشأن أداء الدائنين وإدارة التدفق النقدي.
- تحسين العمليات:
- تحديد فرص تحسين العمليات والأتمتة وتعزيز الكفاءة في سير عمل الحسابات الدائنة ومعالجة المدفوعات.
- التعاون مع الفرق متعددة الوظائف لتبسيط عمليات الدائنين وتقليل المهام اليدوية وتعزيز الفعالية التشغيلية.
التعليم:
- درجة البكالوريوس في المحاسبة أو المالية أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة؛ وتعتبر الشهادات الإضافية مثل CPA أو ACCA ميزة إضافية.
المؤهلات/المهارات:
- خبرة سابقة في الحسابات الدائنة أو المالية أو المحاسبة، ويفضل أن يكون ذلك في قطاع الضيافة.
- إتقان استخدام برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وبرنامج MS Excel لتحليل البيانات وإعداد التقارير.
- اهتمام قوي بالتفاصيل، ومهارات تنظيمية، والقدرة على تعدد المهام في بيئة سريعة الخطى.
- مهارات ممتازة في التواصل وحل المشكلات والتعامل مع الآخرين للتفاعل مع الموردين والتعاون الداخلي.
- معرفة باللوائح المالية والمبادئ المحاسبية وأفضل الممارسات في الحسابات الدائنة.
