مراقب المستندات

المسؤوليات:

• إنشاء وتحديث وصيانة إجراءات وأنظمة ضبط الوثائق لضمان إدارة فعالة للوثائق.
• التنسيق مع أعضاء فريق المشروع لضمان تدفق الوثائق في الوقت المناسب وبشكل دقيق.
• مراقبة وتتبع وثائق المشروع لضمان الامتثال لمعايير ومتطلبات المشروع.
• ضمان تخزين وأرشفة جميع وثائق المشروع بشكل صحيح لسهولة الاسترجاع والرجوع إليها.
• تقديم الدعم لفرق المشروع في الوصول إلى وثائق المشروع واسترجاعها حسب الحاجة.
• إجراء عمليات تدقيق منتظمة لضمان اتباع عمليات ضبط الوثائق بشكل صحيح.
• التعاون مع أصحاب المصلحة الخارجيين لتبادل الوثائق المتعلقة بالمشروع.
• استخدام Aconex أو برامج ضبط الوثائق المماثلة بفعالية لإدارة وثائق المشروع.
• التعاون مع فريق المشروع لضمان امتثال جميع الوثائق لمواصفات المشروع ومعايير الصناعة واللوائح.
• تسهيل عملية المراجعة والموافقة على جميع وثائق المشروع، مع ضمان اتباع إجراءات التوقيع المناسبة.
• المساعدة في إعداد تقارير تقدم المشروع من خلال تقديم معلومات دقيقة ومحدثة عن ضبط الوثائق.
• تنسيق إرساليات الوثائق إلى المقاولين من الباطن والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين وفقاً لمتطلبات المشروع.
• تسهيل تحديد وحل مشكلات ضبط الوثائق والتناقضات في الوقت المناسب.
• دعم عمليات ضمان الجودة من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع.
• المساعدة في إعداد وثائق إغلاق المشروع، مع ضمان أرشفة جميع السجلات ذات الصلة بشكل صحيح وتسليمها للعميل.
• تقديم التدريب والتوجيه لأعضاء فريق المشروع حول إجراءات وأنظمة ضبط الوثائق.
• المشاركة في اجتماعات المشروع لتقديم تحديثات حول أنشطة ضبط الوثائق ومعالجة أي استفسارات ذات صلة.

المتطلبات الأساسية:

• إتقان إجراءات وأنظمة ومعايير ضبط الوثائق.

• خبرة في العمل مع Aconex أو برامج ضبط الوثائق المماثلة.

• اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات تنظيمية.

• قدرات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين.

• القدرة على العمل بفعالية في بيئة بناء سريعة الوتيرة.

• معرفة بعمليات إدارة مشاريع البناء.

• مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على العمل بشكل مستقل.

• شهادة في ضبط الوثائق أو مجال ذي صلة تعتبر ميزة إضافية.

• درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.

• خبرة مثبتة كمراقب وثائق في مشاريع البناء لمدة 8 سنوات على الأقل.