المسؤوليات:
الإفصاح عن الشفافية - قطاع الأدوية والأنشطة التجارية:
عملية إعداد التقارير:
- متابعة فريق PTP لضمان تقديم النماذج الإلكترونية (eForm) ووثائق DCT في الوقت المحدد
- استخراج تقارير الشفافية الشهرية لأوامر الشراء (PO) وسجلات ACR للتحقق من دقة رفعها في نظام SRM، وفي حال رفع أمر شراء أو سجل ACR يجب أن يكون النموذج الإلكتروني ووثائق DCT جاهزة، والتحقق من المعاملات السوقية غير القابلة للإبلاغ وتقييمها للتأكد من صحتها
- إنشاء التقارير - عند الحاجة لإعداد تقارير الشفافية (SC، ACR، CTE، VEEVA)
- جمع البيانات - عند الحاجة لجمع بيانات معينة من الفرع
- سجل تصعيد المشكلات - بناءً على استفسارات PWC سيتم التصرف بالإجراء المطلوب
- مراجعة مسودة تقرير PWC - مراجعة المسودة وإجراء التعديلات خلال 10 أيام لضمان جاهزية التقرير النهائي للتقديم
- التقرير النهائي لـ PWC - تدقيق التقرير وتزويد FD وFC للمراجعة والتأكيد للتقديم إلى المدير العام للاعتماد
- التقديم عبر بوابة الهيئة العامة للغذاء والدواء (SFDA)
التدريب:
- تدريب ربع سنوي وتحديثي مع فريق PTP المتعلق بنظام SAP
- تدريب ربع سنوي وتحديثي لجميع فريق المبيعات المتعلق بنظام CTE
عام:
- يجب تضمين التحديثات والتغييرات المتعلقة بالشفافية في العروض التقديمية
- مراجعة وتوثيق العملية السنوية الكاملة مع فريق الشفافية العالمي لمستودع الوثائق
- عند استلام طلبات من الفرع لتأكيد ما إذا تم الإبلاغ عن النشاط إلى SFDA لإغلاق MAP (مما يتطلب الوصول إلى معاملة PO وACR وCTE للتحقق من اكتمال الأداة المطلوبة لتضمينها في الإبلاغ)
- تتبع الهوية الوطنية لجميع البيانات في نظام VEEVA، تُسجَّل يدوياً في قالب بواسطة PWC وتُرفع إلى البوابة الإلكترونية
- العمل عن كثب مع فريق CEX لتحسين نظام VEEVA لاستكمال معلومات مقدمي الرعاية الصحية HCP/مؤسسات الرعاية الصحية HCO
- اجتماع كل أسبوعين مع الفريق العالمي للتوافق في جميع التغييرات والتحديثات
- اجتماع سنوي مع SFDA
- عملية الإشعارات الخارجية اليومية
عقود TSO غير الترويجية مع الموردين:
- التركيز على شركاء الأعمال الرئيسيين (المتعاقدون، عقود الإيجار، عقود التدقيق/ضريبة القيمة المضافة/MMS/القانونية، التراخيص...إلخ) وبالتنسيق مع PSM، لضمان وجود اتفاقيات تجارية كاملة واتفاقية الخدمات الرئيسية
- مراجعة الاتفاقيات للتأكد من توافقها مع السياسات واللوائح المحلية وسياسات الشركة
- التحقق من صحة الاتفاقيات والحصول على الموافقات/التوقيعات اللازمة قبل سريان العقود وضمان الحفظ السليم للرجوع إليها مستقبلاً
- إنشاء مستودع شامل لاتفاقيات الأعمال/التراخيص/الشهادات الخاصة بالفرع لتتبع تواريخ انتهاء صلاحية العقود السارية
تسوية كشوف حسابات الموردين (SOA):
- مسؤول عن جميع كشوف حسابات الموردين لضمان وجود كشف حساب مُسوَّى
- التنسيق مع أصحاب المصلحة الرئيسيين بشأن المستحقات المفتوحة للموردين والفواتير والبنود الأخرى المتعلقة بالرصيد المستحق للمورد لسد الفجوات
إدارة عملية مطالبات الموزعين:
- الحفاظ على متتبع محدَّث لجميع كشوف حسابات الموزعين وبنود العمل المعلقة
- الحفاظ على مجلد مشترك لجميع المطالبات المستلمة من الموزعين لسهولة الوصول وحفظ السجلات ومشاركتها مع أصحاب المصلحة لتحديثاتهم ومراجعاتهم
- التنسيق مع مختلف أصحاب المصلحة بشأن مراجعة المطالبات والموافقة عليها بما في ذلك مستوى الموافقات/التوقيعات اللازمة وفقاً لسياسة F1106
- مراجعة مطالبات الفرع والتحقق من اكتمال الموافقات/التوقيعات اللازمة قبل معالجة إشعارات الدائن/إشعارات المدين والمدفوعات
- التواصل مع الموزعين بشأن الوثائق الناقصة والمطالبات المرفوضة ومبالغ التسويات وكذلك إزالة المطالبات المعالجة مسبقاً
- تقديم تعليمات واضحة إلى Vlog / FSS / الخزينة لإصدار إشعارات الدائن/المدين وكذلك المدفوعات مقابل المطالبات
- عقد جلسة تعريفية لتوعية الموزعين بعملية AbbVie الحالية للمطالبات والوثائق المطلوبة وفقاً لإجراءات التشغيل المعيارية
تعبئة/إقرارات ضريبة الاستقطاع (WHT):
- إدارة والامتثال لمتطلبات التقارير الحكومية والإقرارات الضريبية
- عدم التأخر في التقديم وعدم فرض أي غرامات من الحكومة المحلية
- تزويد مزود الخدمة (مثل Deloitte) وFSS وTax CoE والموردين غير المقيمين السعوديين الخاضعين لضريبة الاستقطاع بالبيانات والوثائق اللازمة
- مراجعة وتأمين الموافقات المحلية والعالمية المناسبة قبل التقديم بما في ذلك جميع المبررات الصحيحة المطلوبة
- الحصول على تأكيد التقديم الإلكتروني من مزودي الخدمة
- إدارة إنشاء جميع أوامر الشراء/سجلات ACR لمعالجة مدفوعات ما سبق
- التعاون مع فريق FP&A للتنبؤ بالتكاليف المتعلقة بضريبة الاستقطاع وتضمينها في ملف مصروفات LBE
إدارة فريق PSP:
- التنسيق بين فريق تميز العملاء وشركة المتعاقدين في جميع مسائل PSP (مثل: قائمة الموظفين، تأكيد أيام العمل الشهرية، تاريخ الالتحاق...إلخ)
- التحقق من صحة ومعالجة الرواتب الشهرية والاستحقاقات والمكافآت ومكافأة نهاية الخدمة
- التحقق من صحة ومعالجة مصروفات السفر والانتقالات الشهرية في نظام Zoho (نظام المتعاقدين المشابه لـ Concur)
- إدارة إنشاء جميع أوامر الشراء/سجلات ACR لمعالجة مدفوعات ما سبق
- التعاون مع فريق FP&A للتنبؤ بتكلفة PSP وتضمينها في ملف مصروفات LBE
إدارة متعاقدي الأدوية والأنشطة التجارية الإدارية:
- التنسيق بين قطاع الأدوية/الأنشطة التجارية وشركة المتعاقدين في جميع المسائل المتعلقة بالمتعاقدين
- مسؤول عن عملية الرواتب الشهرية والاتصالات بين الموارد البشرية وشركة المتعاقدين
- مسؤول عن حساب ومعالجة المكافآت السنوية ومكافأة نهاية الخدمة
- التحقق من صحة المصروفات الشهرية في نظام Zoho (نظام المتعاقدين المشابه لـ Concur)
- إدارة إنشاء جميع أوامر الشراء/سجلات ACR لمعالجة مدفوعات ما سبق
- الدعم في جميع عمليات إعادة التصنيف اللازمة بين حسابات دفتر الأستاذ العام وإنشاء أوامر IO لضمان التخصيص السليم لأوامر الشراء
- التعاون مع فريق FP&A للتنبؤ بتكاليف المتعاقدين الإداريين وتضمينها في ملف مصروفات LBE
معالجة المدفوعات المتعلقة بالأعمال الحكومية والتأمين الصحي والتأمينات الاجتماعية (GOSI):
- مسؤول عن إعداد الإطفاء الشهري للتأمين الصحي وتخصيص مركز التكلفة المناسب عبر الفرع
- ترحيل الأقساط لمدفوعات التأمين الصحي/إشعارات الدائن/المدين على أساس شهري مقابل كشف حساب المورد
- تنفيذ عملية تجديد العقود مع وظيفة الموارد البشرية لتعكس العدد الأخير للموظفين (المغادرين/المنضمين الجدد)
درجة البكالوريوس في المحاسبة أو المالية، يُفضَّل درجة الماجستير و/أو شهادة CMA بالإضافة إلى
- ما لا يقل عن 6 سنوات من الخبرة في الشركات متعددة الجنسيات. خبرة 2-3 سنوات في قطاع الرعاية الصحية ميزة إضافية
- شخص مفعم بالحيوية، متطلع للمستقبل، مبدع، ذو معايير أخلاقية عالية
- لاعب فريق قادر على التواصل مع الناس على جميع المستويات في المنظمة ويمتلك مهارات تواصل ممتازة
- شخص يتفوق في بيئة عالية الديناميكية وسريعة الوتيرة
المهارات الأساسية:
نبحث عن محترفين يتمتعون بهذه الصفات
- خبرة قوية في المحاسبة والامتثال
- اهتمام عالٍ بالتفاصيل ودقة البيانات
- إدارة العمليات والتحسين المستمر
- إدارة أصحاب المصلحة ومهارات التواصل
- إدارة وقت ممتازة وقدرة تنظيمية. القدرة على تعدد المهام والوفاء بالمواعيد النهائية المستمرة
- خبرة في التعامل مع الجهات التنظيمية والتدقيق
- إجادة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
- خبرة في منظمة كبيرة ومتعددة المستويات، يُفضَّل في قطاع الرعاية الصحية
- معرفة بالمالية التشغيلية
- القدرة على التكيف في بيئة ديناميكية
