المسؤوليات
- تقديم دعم إداري وسكرتاري رفيع المستوى وسري للرئيس التنفيذي ومجلس الإدارة.
- إدارة والحفاظ على الجدول المعقد للرئيس التنفيذي، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد، بما يضمن الاستخدام الأمثل لوقته.
- تنظيم جميع جوانب اجتماعات مجلس الإدارة واللجان، بما في ذلك إعداد وتوزيع جداول الأعمال، وتجميع حقائب الاجتماعات، والتسجيل الدقيق وتعميم محاضر الجلسات.
- العمل كنقطة الاتصال الأساسية وحارس البوابة، حيث يتم استقبال المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني والاستفسارات نيابة عن الرئيس التنفيذي، والرد عليها أو تحويلها حسب الاقتضاء.
- إعداد ومراجعة وتنسيق مجموعة واسعة من المستندات، بما في ذلك المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمواد السرية.
- تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية المعقدة، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والتأشيرات وجداول الأعمال التفصيلية.
- التواصل بشكل احترافي مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك الإدارة العليا والعملاء والشركاء.
- الحفاظ على نظام حفظ ملفات منظم وفعال للمستندات الإلكترونية والورقية، مما يضمن سهولة استرجاع المعلومات.
- التعامل مع المعلومات السرية بنزاهة وتكتم.
- تنفيذ المشاريع والبحوث المتنوعة حسب ما يطلبه الرئيس التنفيذي أو مجلس الإدارة.
خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي، أو مساعد تنفيذي، أو في دور مماثل يدعم كبار المسؤولين التنفيذيين و/أو مجلس الإدارة.
مهارات استثنائية في التنظيم وإدارة الوقت مع قدرة مثبتة على ترتيب أولويات عبء العمل الثقيل والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.
مستوى لا تشوبه شائبة من التكتم وفهم عميق لأهمية السرية.
مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي باللغتين الإنجليزية والعربية أمر أساسي.
إتقان متقدم لحزمة Microsoft Office (Outlook، Word، Excel، PowerPoint).
مهارات شخصية قوية مع القدرة على بناء علاقات مهنية مع أصحاب المصلحة على جميع المستويات.
نهج استباقي وواسع الحيلة في حل المشكلات.
درجة في إدارة الأعمال، أو الدراسات السكرتارية، أو مجال ذي صلة أمر مرغوب فيه للغاية.
الخبرة السابقة في العمل ضمن بيئة مؤسسية في المملكة العربية السعودية أو منطقة الخليج الأوسع ستكون ميزة كبيرة.
