مساعد تنفيذي

المسؤوليات الرئيسية:

• بناء علاقات مع العملاء ومساعدي العملاء التنفيذيين
• فهم أهداف وغايات العمل لكل شريك مدعوم والمساعدة في دفعها قدماً بشكل استباقي
• قيادة الدعم الإداري لطلبات العروض/الردود على المناقصات
• الحفاظ على قائمة جهات الاتصال وأنشطة العمل الحالية وتحديثها في قاعدة بيانات CRM
• تتبع والحفاظ على نشاط المبيعات/خط الأنابيب مع كل شريك
• رصد العملاء الذين لم يتم الاتصال بهم و/أو الذين يحتاجون إلى متابعة بشكل استباقي
• تنفيذ مكالمات المتابعة المطلوبة لمراسلات العملاء
• مساعدة قسم التسويق في تنسيق المراسلات المخصصة
• إعداد الرسائل والمقترحات والمستندات الأخرى باستخدام أنماط تنسيق Oliver Wyman.

إدارة التقويم

• الحفاظ على مفكرات المواعيد للشركاء، وجدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية، والتواصل مع العملاء وموظفي البنية التحتية حسب الاقتضاء
• رصد الفرص لإضافة اجتماعات داخلية وخارجية بشكل استباقي؛ المقابلات، واجتماعات الموظفين، والمتابعة
• المساعدة في جدولة المشاريع المعقدة بناءً على طلب الشريك و/أو فريق المشروع.

ترتيبات السفر

• تنسيق السفر والإقامة، وحجز السيارات، وتذاكر القطار، وما إلى ذلك.
• التنسيق مع قسم التنقل والموارد البشرية للحصول على تأشيرات العمل/تصاريح العمل ذات الصلة
• تطوير فهم جدول الشريك وتفضيلات السفر
• تنسيق السفر بكفاءة من خلال تجميع اجتماعات العملاء حيثما أمكن ("أنت في باريس لرؤية شركة XYZ، هل أحاول ترتيب اجتماع مع شركة X لأننا لم نتحدث معهم منذ ثلاثة أشهر")

الإدارة اليومية

• إدارة المستندات ومخرجات المشروع عند الطلب
• إخطار مساعدي التوظيف والممارسة التنفيذيين بالتمديدات/إعادة التفاوض
• إدارة تخزين أو التخلص من معلومات العملاء السرية
• العمل كنقطة اتصال مركزية لجميع الاحتياجات الإدارية للشركاء المعينين، والتنسيق مع أقسام الدعم الأخرى حسب الضرورة

الجداول الزمنية وتقارير المصروفات

• إعداد الجداول الزمنية الشهرية لكل شريك معين
• إعداد جميع تقارير المصروفات و/أو تفويضها لمساعد الفريق عند الضرورة
• طلب أوامر الشراء (POs) حسب الحاجة لفرق المشاريع المعنية

دعم الفريق

• توفير التغطية للمساعدين التنفيذيين الذين هم خارج المكتب لضمان دعم سلس للمديرين/الشركاء
• توفير تغطية قصيرة الأجل للمديرين/الشركاء الذين قد يكونون في خضم انتقال مهمة مساعد تنفيذي أو الذين هم جدد في الشركة
• توفير التدريب والدعم للمساعدين التنفيذيين الجدد
• المشاركة في اجتماعات الفريق والمشاريع بهدف تحسين العمليات والأداء العام لفريق المساعدين التنفيذيين

خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في العمل في دور مماثل. خبرة في الخدمات المالية والاستشارات الإدارية و/أو بيئة الخدمات المهنية بالإضافة إلى

المهارات التقنية: مهارات متقدمة في Word وPowerPoint وOutlook، ومهارات مريحة في Excel، وحل المشكلات بشكل إبداعي، ومعرفة بأنظمة CRM (Microsoft Dynamics) وGoogle Drive وSharePoint، ميزة إضافية ولكنها ليست ضرورية. الإنجليزية والعربية - مطلوبة.

المهارات والصفات: إيجابي واستباقي مع البقاء متعاوناً، منظم للغاية ويهتم بالتفاصيل، ومع ذلك يعمل بشكل جيد ضمن فريق، وكذلك بشكل مستقل، مهني ولبق وقادر على التفاعل مع الزملاء على جميع المستويات في الشركة، حلال للمشكلات - قادر على العمل مع الفرق والموظفين الآخرين بفعالية للوصول إلى حل وهدف قابل للتطبيق، تركيز قوي على الخدمة - مكرس لتلبية توقعات جميع الموظفين من خلال تأمين علاقات فعالة مع العملاء وتنفيذ المخرجات بأعلى المعايير. متواصل ومتفاوض ممتاز - قادر على التعامل بفعالية مع الناس على جميع المستويات عبر بيئة متعددة الثقافات، النضج والاتزان والحكم السليم، القدرة على الحفاظ على السرية واحترامها، القدرة على التفكير الاستراتيجي والمساهمة في تطوير نموذج القسم، شخص يتقبل الملاحظات البناءة بصدر رحب ويدمج الملاحظات بسرعة، القدرة على إدارة حجم عمل ثقيل والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة للغاية، القدرة على تنفيذ المشاريع وإنتاج نتائج عالية الجودة وفي الوقت المناسب، مبادر ذاتي، مبادرة قوية وثقة وقدرة على العمل بأقل توجيه، لاعب فريق متعاون، موقف إيجابي وحس بالفكاهة: ودود ومتعاون، القدرة على التوفيق بين عدة مهام في وقت واحد، وتحديد الأولويات وإدارة الوقت الشخصي - ليس شخصاً يراقب الساعة أو غير راغب في الخروج عن الوصف الوظيفي، منهجي ومنظم واهتمام ممتاز بالتفاصيل، موقف مرن؛ يحتضن التغيير، مجتهد، واعٍ بالتكاليف ومدفوع بالنتائج