مساعد تنفيذي

الدور: مساعد تنفيذي ناطق بالبرتغالية (للرئيس التنفيذي / ذوي الثروات العالية)

الموقع: جدة، المملكة العربية السعودية (في الموقع)

القطاع: المالية (شركة) – سننظر في المرشحين من أي خلفية صناعية

النوع: دوام كامل

الدور (اقرأ هذا إذا كنت مساعدًا تنفيذيًا حقيقيًا)

هذه ليست وظيفة إدارية للمذكرات والسفر.

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي ناطق بالبرتغالية لدعم شخص من ذوي الثروات العالية (على مستوى الرئيس التنفيذي) في شركة مالية. وظيفتك هي حماية وقت الرئيس التنفيذي، والحفاظ على سير الأولويات، والتأكد من عدم إغفال أي أمر مهم.

ستعمل كشريك استراتيجي: حارس هادئ، ومنسق حاد، ومحرك للتنفيذ. إذا كنت من النوع الذي يستبق الأحداث، ويتحدى، ويغلق الحلقات دون أن يُطارد، فستحب هذا الدور.

ما ستتولاه

١. إدارة الجدول الزمني الاستراتيجي

• ترتيب أولويات جدول الرئيس التنفيذي بناءً على الأثر التجاري (وليس على من يصرخ بأعلى صوت)
• حماية وقت العمل العميق وفترات التفكير الاستراتيجي
• تحدي طلبات الاجتماعات منخفضة القيمة وإعادة هيكلة جداول الأعمال بشكل استباقي
• بناء إيقاع يومي/أسبوعي مثالي ليبقى الرئيس التنفيذي مركزًا على العمل عالي القيمة

٢. التواصل والحراسة

• إدارة الاتصالات الواردة عبر البريد الإلكتروني وواتساب والمكالمات
• تصفية وترتيب أولويات وتوجيه الموضوعات الحرجة فقط إلى الرئيس التنفيذي
• صياغة الردود نيابة عن الرئيس التنفيذي عند الاقتضاء (واضحة، مهنية، سريعة)
• الحفاظ على أوقات الاستجابة والمتابعة محكمة – لا أطراف فضفاضة

٣. التحضير للاجتماعات والإحاطات

• إعداد إحاطات موجزة قبل الاجتماعات تغطي:
  • من يحضر ولماذا هم مهمون
  • الأهداف والنتائج المتوقعة
  • نقاط القرار الرئيسية والمخاطر
• التأكد من دخول الرئيس التنفيذي لكل اجتماع وهو مستعد تمامًا

٤. المتابعة وتتبع التنفيذ (هذا ما يميز المساعدين التنفيذيين العظماء)

• تسجيل القرارات والإجراءات والمسؤولين والمواعيد النهائية
• تتبع التقدم ومتابعة أصحاب المصلحة حتى إنجاز المهمة
• العمل كـ"مدير مشروع شخصي" للرئيس التنفيذي – المساءلة والوتيرة والإغلاق

٥. إدارة السفر والخدمات اللوجستية

• تنسيق السفر التجاري والشخصي من البداية إلى النهاية
• إدارة جداول الرحلات والطيران والفنادق والنقل والتأشيرات (إذا لزم الأمر) والخدمات اللوجستية في اللحظة الأخيرة
• توقع الاحتياجات والتعامل مع التغييرات بسلاسة عند تغير الخطط

٦. إدارة المعلومات والتنظيم

• الحفاظ على سجلات منظمة للوثائق وجهات الاتصال والمعلومات الرئيسية
• ضمان استرجاع سريع للبيانات الحرجة في أي وقت

٧. الدعم الشخصي (حسب الحاجة)

• إدارة المواعيد الشخصية واختيار المهام الإدارية المتعلقة بنمط الحياة
• إزالة الاحتكاك من الجدول الشخصي للرئيس التنفيذي لحماية التركيز

ما نبحث عنه

• البرتغالية: طلاقة (تحدثًا وكتابة)
• الإنجليزية: طلاقة
• ٥–١٠+ سنوات خبرة كمساعد تنفيذي لدعم المستوى التنفيذي الأعلى (يفضل الرئيس التنفيذي)
• الخلفية يمكن أن تكون من أي قطاع (الخبرة المالية ميزة إضافية، وليست مطلوبة)
• ملكية عالية واستباقية: توقع الاحتياجات وتحمل المسؤولية عن النتائج
• حكم قوي: القدرة على التمييز بين العاجل والمهم واتخاذ القرارات بتوجيه محدود
• منظم للغاية مع اهتمام حاد بالتفاصيل
• حذر وجدير بالثقة: السرية أمر غير قابل للتفاوض
• هادئ تحت الضغط، يركز على الحلول أولاً، ومريح في العمل بسرعة

كيف سيتم قياس النجاح (مؤشرات الأداء الرئيسية)

• وقت الرئيس التنفيذي محمي ومحسّن (الحفاظ على العمل العميق)
• عدد أقل من الاجتماعات والمقاطعات غير الضرورية
• إحاطات اجتماعات عالية الجودة باستمرار
• متابعة قوية ومعدل تنفيذ عالٍ عبر أصحاب المصلحة
• زيادة واضحة في إنتاجية وتركيز الرئيس التنفيذي