المهام والمسؤوليات التفصيلية
- تشمل المسؤوليات الرئيسية التنسيق وإعداد جميع الأوراق والمواد الأخرى المتعلقة بوثائق المشروع، مثل الرسومات الهندسية، تقارير المسح، نماذج القبول، مواصفات المنتج وتعديلاته، وجداول الإنتاج.
- تنسيق جميع الأنشطة المتعلقة بإجراءات التحكم في الوثائق، بما في ذلك الوثائق الفنية والرسومات.
- قد يُطلب من المرشح أيضًا مراجعة جميع تفاصيل عملية التصميم والتصنيع لتحديد نوع الوثائق المطلوبة للمراحل المختلفة للمشروع.
- مراقبة ومتابعة حالة المشروع والمواعيد النهائية للرسومات والمواصفات والبرامج والأدلة الفنية والتقارير والوثائق الأخرى لضمان تقديمها والاستجابة للعميل ضمن المواعيد المحددة.
- مراجعة وفحص وثائق المشروع للتأكد من اكتمالها وتنسيقها وامتثالها لمتطلبات العميل النهائي.
- إعداد وتقديم وثائق المشروع إلى الإدارة للموافقة عليها، ونقل الوثائق المعتمدة إلى العميل.
- إعداد وتقديم الفواتير من خلال أنظمة بوابة العميل أو إلى فريق الشؤون المالية لدى العميل.
- نقطة اتصال مع العميل فيما يتعلق بالوثائق وأنشطة الفوترة ذات الصلة.
- دعم المخزون وإدارة معاملات المواد من حيث التوثيق مثل (نماذج FATA، نماذج DN، حالة المخزون الداخلي، إرجاع رصيد العميل، إلخ).
- التحكم في جميع جوانب وثائق المشروع في مشاريع متعددة ومتزامنة.
- ضمان تقديم الدعم المناسب للتحكم في الوثائق لكل مشروع بالتنسيق مع فرق التصميم والتنفيذ المسؤولة ذات الصلة.
- دعم فرق التصميم والتنفيذ في المسوحات الميدانية وإعداد تقارير TSSR ووثائق "كما تم البناء".
- إنشاء مجلدات للتحكم في الوثائق والمراسلات للمشاريع الفردية، والتي تشمل جوانب مجلد "كما تم البناء" وفقًا لمتطلبات العميل، ونتائج الاختبارات، وPAT، ومجلد موقع TI، وتقارير المسح وLOS.
- إنتاج وتحديث تقارير تقدم الوثائق لمديري المشاريع وقائد الفريق أو المدير المباشر.
- ضمان أن جميع الوثائق المقدمة تتوافق مع متطلبات تنسيق الجودة الخاصة بالعميل. قد يشمل التنسيق تصحيح القوالب والخطوط والأنماط وترقيم الصفحات والأرقام والأنشطة الأخرى المطلوبة لتحقيق متطلبات توثيق العميل.
- ضمان أن جميع القوالب المستخدمة في القسم تتوافق مع معيار الشركة و/أو تطابق معيار العميل ومتطلباته.
- إنشاء تقارير التحكم في الوثائق المختلفة حسبما هو مطلوب داخليًا ومن قبل عملاء الشركة.
- التأكد من تسليم النسخ الخاضعة للرقابة من أحدث القوالب والوثائق والتصاميم والرسومات المعتمدة إلى الفرق المناسبة والمقاولين من الباطن والموردين حسب الاقتضاء.
- الحفاظ على سجلات محدثة لجميع التصاميم والوثائق والرسومات المعتمدة وتوزيعها بشكل واضح.
