أخصائي أول عمليات منع الخسائر ومراقبة المدفوعات

يدير جميع الأنشطة والمبادرات المتعلقة بمدفوعات العمليات والعيادات المتعددة التخصصات. يدير نظام الدوام والحضور (نظام إدارة القوى العاملة) بصفته مشرفًا للمتاجر والعيادات. بالإضافة إلى قيادة وإدارة جميع الأنشطة المتعلقة بمراقبة مخزون العيادات المتعددة التخصصات، والمشتريات، والدقة.

المسؤوليات:
إدارة مخزون العيادات المتعددة التخصصات:
يدير جميع المبادرات والأنشطة المتعلقة بإدارة مخزون العيادات لضمان أفضل توافر للأصناف. يضمن تطبيق أمناء المخازن في العيادات للعمليات القياسية واتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) بامتياز. مسؤول عن تلبية جميع طلبات الأصناف في العيادات ضمن اتفاقية مستوى الخدمة لضمان رضا الضيوف. مسؤول عن شراء الأصناف غير الطبية بدءًا من تسجيل الموردين مع المشتريات المؤسسية، وطلب عروض الأسعار من الموردين، وإنشاء طلبات الشراء، والمتابعة مع الموردين حتى استلام الأصناف، والتعاون مع المالية حتى إتمام الدفع. يقود جميع الأنشطة والتواصلات مع الإدارة التجارية وسلسلة الإمداد لطلب الأصناف الطبية لضمان توافرها في العيادات. تلبية احتياجات الأصناف الاستهلاكية أسبوعيًا لجميع العيادات. تحسين دقة المخزون الفعلي في العيادات. التعاون مع فريق المخزون في الجرد المالي السنوي. تتبع نقص الأصناف ومشاركته مع جميع أصحاب المصلحة لضمان توافر الأصناف في جميع الأوقات.

التحكم في المدفوعات متعددة القنوات:
يدير جميع المبادرات والأنشطة لضمان دفع الرواتب بدقة وفي الوقت المناسب. يزود فريق الرواتب بالبيانات النهائية المعتمدة بشكل دوري حول الدوام وأيام الغياب وساعات العمل الإضافي لجميع موظفي النهدي في العمليات والعيادات وموظفي سخاء. يستجيب لأي مطالبات بعدم الدقة من قادة العمليات. يدير جميع الأنظمة التي تتحكم في مدفوعات العمل الإضافي والعمولات لضمان دقة وسلامة المدفوعات في وقتها. يدير جميع بدلات العمليات مثل بدل الصعوبة، والاستدعاء، والعمرة وغيرها لضمان الأهلية وفقًا للمعايير المعتمدة والدفع الدقيق وفي الوقت المناسب. يدير التسوية الشهرية لمدفوعات العمل الإضافي مقابل الميزانية لضمان الالتزام بها.

علاقات ومدفوعات شركات الاستعانة بمصادر خارجية:
يدير عملية الدفع والتحقق والتسجيل لجميع العمالة الخارجية وشركات الأمن في العمليات والعيادات لضمان الدفع الدقيق وفي الوقت المناسب. ينسق مع فريق المشتريات المؤسسية في حالة وجود أي شكاوى بشأن أداء شركات الاستعانة بمصادر خارجية، أو الحاجة إلى إضافة شركات جديدة، أو الحاجة إلى تعديل بعض العقود مع العمالة الخارجية. يقيّم عقود الاستعانة بمصادر خارجية لشركات الأمن والعمالة لضمان أفضل استخدام للميزانية. يدير التسوية الشهرية للمدفوعات مقابل الميزانية لضمان الالتزام بها. ينشئ طلبات الشراء لدفع مستحقات سخاء وشركات الاستعانة بمصادر خارجية والمتابعة اللازمة حتى إتمام الدورة وإصدار أمر الشراء.

إعداد وتقديم الحوافز التشغيلية:
يدير التحقق من بيانات العمولات ويزود فريق الرواتب بالبيانات النهائية المعتمدة بشكل منتظم حول الحوافز المستحقة لجميع الموظفين المؤهلين في العمليات لضمان الدفع في الوقت المناسب. يشارك بيانات الحوافز لكل مستخدم مع قادة العمليات ويستجيب لأي مطالبات بعدم الدقة منهم. يشارك بيانات الحوافز لكل مستخدم. يعد ويقدم مدفوعات الحوافز للموظفين المستقيلين.

التحكم في الميزانية والمدفوعات:
يدير جميع عمليات إنشاء طلبات الشراء للمشاريع التشغيلية المركزية والمتابعة اللازمة حتى إتمام الدورة وإصدار أمر الشراء. ينسق مع فريق تقنية المعلومات والمالية في حالة تحويل الميزانية أو إنشاء حسابات جديدة وغيرها. يراجع تقارير الالتزام بالميزانية الشهرية وينشئ ملخصًا عنها لأصحاب المصلحة المعنيين.

منع الخسائر:
يراجع التقارير المالية الدورية للمرافق لكل متجر وينشئ التوصيات. يتابع مع المناطق لجمع المستندات المطلوبة في حالات السرقة. يدير جميع الأنشطة المتعلقة بالنقدية البسيطة والنقدية العائمة للمتاجر. يدير جميع الأنشطة المتعلقة بفتح وإغلاق المتاجر، ومتابعة أهداف الحضور لضمان أفضل رضا للضيوف.

يدير نظام الدوام بصفته مشرفًا من أجل:
التحقق من دقة البيانات المستخرجة من نظام الدوام بالتعاون مع قادة العمليات الإقليميين. قيادة نظام الحضور بصلاحية كاملة وتحكم ومسؤولية على المشرفين الآخرين والمستخدمين المتميزين. ضمان دقة البيانات من خلال تنظيفها مع تحقيق جميع النتائج التالية (على سبيل المثال لا الحصر):
إدراج جميع الموظفين النشطين في نظام الحضور.
أرشفة جميع الموظفين المستقيلين في الوقت المناسب.
تخصيص جميع الموظفين النشطين لمواقعهم الدقيقة.
عدم بقاء أي موظفين مخصصين لمتاجر مغلقة.
إعداد جميع المتاجر الجديدة وتخصيص الموظفين المعنيين لها.
الاستجابة يوميًا لأي تذكرة مفتوحة تطلب دعمًا لنظام الحضور (مثل على سبيل المثال لا الحصر):
المشكلات والاستفسارات الفنية (مثل أخطاء الحساب، وأخطاء أوقات الصلاة، ومشكلات التكامل وغيرها).
طلبات التشغيل اليومية التي تتطلب صلاحية المشرف (مثل استعادة الموظفين المؤرشفين، وتخصيص أكثر من متجر لبعض المستخدمين، وحذف الإجازات السابقة، وإنشاء مستخدمين جدد وتعديل بيانات المستخدمين الحاليين وغيرها).
يقوم بالتدريب التعريفي والتدريب أثناء العمل للمستخدمين والمديرين. يجهز المنصة لإضافة مجموعات إضافية من المستخدمين بالإضافة إلى تنفيذ الإعدادات المطلوبة لهؤلاء المستخدمين ومواقعهم أو أعمالهم ذات الصلة. يراقب أداء النظام ويضمن أن إمكانيات النظام توفر أفضل تجربة للمستخدمين وأن النظام متوافق مع التحديثات التنظيمية، ويصعد إلى فريق الابتكار أي تحسينات مطلوبة.

واجبات الموظف ليست محدودة بالمسؤوليات المذكورة أعلاه فقط؛ قد يؤدي واجبات أخرى يتم تكليفه بها.

بيئة العمل:
داخل المباني: 70%
خارج المباني: 30%
أيام العمل: 5 أيام عمل
أيام الإجازة: يومان
ساعات العمل: 8:00 صباحًا - 5:00 مساءً (ساعة استراحة)

متطلبات الوظيفة:
التعليم: درجة البكالوريوس
الخبرة: 2-3 سنوات من الخبرة ذات الصلة
مهارات الحاسوب: حزمة Microsoft Office، مهارة عالية في Excel
اللغات: الإنجليزية، العربية

التعليم: درجة البكالوريوس
الخبرة: 2-3 سنوات من الخبرة ذات الصلة
مهارات الحاسوب: حزمة Microsoft Office، مهارة عالية في Excel
اللغات: الإنجليزية، العربية