نحن نبحث عن مساعد شخصي منظم للغاية، واستباقي، وجدير بالثقة لدعم شريك الأعمال في إدارة العمليات اليومية والأولويات والمتابعات عبر المؤسسة. يتطلب هذا الدور تعاونًا وثيقًا مع فرق المبيعات والموارد البشرية والحسابات والمشاريع لضمان سلاسة التواصل والتحديثات في الوقت المناسب والتنفيذ الفعال للمهام. سيعمل المساعد الشخصي كنقطة تنسيق مركزية، مما يساعد شريك الأعمال على التركيز على القرارات الاستراتيجية مع ضمان عدم إغفال أي شيء.
المسؤوليات الرئيسية
الدعم التنفيذي والإداري
- إدارة الجداول اليومية والتذكيرات والاجتماعات وأولويات المهام لشريك الأعمال
- إعداد قوائم المهام والتذكيرات اليومية والأسبوعية والشهرية
- تنظيم التقويمات والاجتماعات والمكالمات والمتابعات
- صياغة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والتقارير الأساسية نيابة عن شريك الأعمال
- الحفاظ على سرية جميع معلومات الشركة والمعلومات التنفيذية
التنسيق والمتابعات
- الحصول على تحديثات منتظمة من فرق المبيعات والموارد البشرية والحسابات والمشاريع
- تتبع المهام الجارية والمواعيد النهائية والتسليمات عبر الأقسام
- متابعة قادة الفرق والأعضاء لضمان الوفاء بالالتزامات
- تلخيص التحديثات والقضايا ونقاط العمل الرئيسية لشريك الأعمال
- ضمان التوافق بين الفرق ورفع التقارير عن التأخيرات أو المخاوف بشكل استباقي
دعم فريق المبيعات
- جمع تحديثات أداء المبيعات وتقارير خط أنابيب المبيعات
- متابعة الأهداف والعملاء المحتملين والإجراءات المعلقة
- المساعدة في جدولة اجتماعات ومراجعات المبيعات
التنسيق مع الموارد البشرية والحسابات
- التنسيق مع الموارد البشرية بشأن تحديثات التوظيف والحضور والامتثال وشؤون الموظفين
- التواصل مع الحسابات بخصوص حالات الدفع والفواتير والمصروفات والتحديثات المالية
- تتبع الموافقات والوثائق المعلقة
دعم المشاريع والعمليات
- مراقبة الجداول الزمنية للمشاريع والمعالم الرئيسية والتسليمات
- متابعة تحديثات المشاريع وتحديد المخاطر أو التأخيرات
- المساعدة في الحفاظ على متتبعات المشاريع وتقارير الحالة
المهارات والمؤهلات
- خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو مساعد تنفيذي أو دور مماثل
- مهارات قوية في التنظيم وتعدد المهام
- مهارات اتصال ممتازة (كتابية وشفهية)
- القدرة على المتابعة بحزم ولكن بمهنية
- اهتمام عالٍ بالتفاصيل وشعور قوي بالمسؤولية
- التكتم والنزاهة في التعامل مع المعلومات الحساسة
- إتقان استخدام Microsoft Office / Google Workspace وأدوات إدارة المهام
- القدرة على العمل بشكل مستقل واستباقي
الصفات المفضلة
- خبرة في العمل مع أقسام متعددة أو الإدارة العليا
- فهم قوي للعمليات التجارية وسير العمل
- عقلية حل المشكلات والقدرة على توقع الاحتياجات
- واثق، ويمكن الاعتماد عليه، وموجه نحو النتائج
يتبع لـ
شريك الأعمال
طبيعة العمل
- دوام كامل
- تفاعل يومي وثيق مع شريك الأعمال وقادة الفرق
