حافظ مستندات بشركة مقاولات انشاءات

نظرة عامة عن الشركة والوظيفة

شركة مقاولات إنشائية رائدة في المملكة العربية السعودية، متخصصة في تنفيذ مشاريع بنية تحتية ومشاريع بناء بجودة عالية وضمن جداول زمنية محددة.

 نسعى لاستقطاب حافظ مستندات موثوق وذو احترافية عالية للمساعدة في تنظيم وحفظ الملفات والمستندات الخاصة بالمشروعات لضمان تدفق معلومات فعال ودقيق عبر جميع فرق العمل والمستودعات والجهات ذات العلاقة.

المسؤوليات والواجبات الرئيسية

• استلام وتجميع المستندات الورقية والإلكترونية وتحويلها إلى سجلات محوسبة منسقة وفق السياسات المعتمدة.
• تصنيف المستندات بحسب أنواع المشاريع، المراحل، والجهات المعنية وتحديثها باستمرار.
• فهرسة الملفات بطريقة سهلة للوصول وتحديث الفهارس بشكل دوري وفق إجراءات التوثيق.
• الاحتفاظ بنسخ احتياطية من المستندات والحفاظ على سريتها وخصوصيتها وفق سياسة أمن المعلومات.
• التعامل مع أنظمة إدارة المستندات وأنظمة تتبع الأعمال لضمان تكامل البيانات وتحديثها لحظياً.
• إعداد تقارير دورية عن حالة المستندات والملفات وتقديمها إلى المشرف أو مدير المشروع عند الحاجة.
• التعاون مع فرق المشروع والمالية والتوريد لضمان مطابقة المستندات مع العقود والفواتير وشهادات الاعتماد.
• المساعدة في عمليات التدقيق والتفتيش من قبل الجهات المعنية وتقديم الوثائق المطلوبة بسرعة ودقة.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة جامعية في تخصص ذي صلة، مثل إدارة الأعمال، المحاسبة، أو علوم مكتبية/أرشيفية (بكالوريوس/ليسانس).
• خبرة سابقة في حفظ المستندات أو إدارة الأرشيف تعد ميزة، ويفضل في بيئة مقاولات أو مشاريع بنائية.
• إلمام أساسي بأنظمة إدارة المستندات والملفات، ومهارة في استخدام الحاسوب وبرامج مايكروسوفت أوفيس.
• معرفة بإجراءات التوثيق والنسخ الاحتياطي وحماية البيانات.
• إتقان اللغة العربية تحدثاً وكتابة، ويفضل إلمام بسياسات الأمن والامتثال.

المهارات المطلوبة

• إدارة الوقت والتنظيم بشكل استثنائي والقدرة على التعامل مع كميات كبيرة من المستندات بدقة.
• دقة عالية في إدخال البيانات والارشفة والتصنيف والتفتيش.
• مهارات تواصل فعالة والتعاون مع فرق متعددة التخصصات.
• القدرة على العمل ضمن إجراءات وضوابط جودة وتوثيق صارمة.
• الالتزام بالمواعيد والقدرة على الحفاظ على سرية المعلومات.

الفوائد والمزايا

• رواتب تنافسية ونطاق بدلات حسب السياسات الداخلية.
• برامج تدريب وتطوير مهني وفرص للنمو الوظيفي ضمن بيئة عمل بناءة.
• بيئة عمل آمنة ومراجعات دورية للسلامة المهنية.
• إجازات مدفوعة ومزايا تأمين صحي حسب السياسات المعتمدة.

معلومات إضافية

الموقع: المملكة العربية السعودية – محافظة اخترها تتيح فرصة للعمل ضمن فريق ديناميكي في إحدى مناطق المملكة. يعمل المتدرب في دوام كامل مع إمكانية تطوير المهام والمسؤوليات وفق الأداء والتأهيل.